Autor: Equipo Utilidades de Gestión - Fecha de publicación: 2021-06-15
El concepto de información documentada se estableció en Organización Internacional de Estandarización (ISO); la definición es la siguiente: ?información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene?, es decir; es información que cuenta con un valor significativo y radica en el conocimiento generado en el desarrollo de las actividades organizacionales; este conocimiento debe ser controlado de forma que no caiga en manos inadecuadas y mantenida en condiciones adecuadas para evitar el deterioro.
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Información Documentada Y El Control De Registros
Los registros es una clase especial de información documentada, este tipo de información es el resultado de grabar las evidencias del desarrollo de las actividades organizaciones, la información puede estar en un medio físico o digital como papel o archivos digitales en la nube. El propósito principal de este artículo se resume en el control y mantenimiento de los registros, es decir información documentada que debe ser conservada como evidencia del desarrollo de las actividades.
La organización de los registros comúnmente llamada gestión documental o gestión de archivos en las organizaciones básicamente se divide en fases:
1. Planificación de archivos: La planificación de los archivos se reduce definir los mecanismos para gestionar los registros organizaciones, en la mayoría de las veces se desarrolla un programa en el que se definen recursos para mantener los registros en condiciones adecuadas, también se tiene en cuenta la normatividad técnica y legal aplicable a la gestión de los registros; lo que incluye el mecanismo de organización, tiempos de retención, medios de soporte, disposición de los registros y los procedimientos aplicables a los registros en su vida útil.
2. Transferencia: La transferencia hace referencia a la aplicación de los mecanismos establecidos en la planificación para el traslado de los registros del archivo de gestión al archivo central de la organización o a otras entidades cuando se a aplicable.
3. Consulta: El acceso a consultar los registros se refiere a los mecanismos establecidos por la organización para conceder el acceso a los registros, estos son definidos en la planificación y hace referencia a quien puede tener acceso a los registros y en qué condiciones.
4. Disposición: Por último, se encuentra la disposición de los registros, en esta etapa se establece que mecanismos de preservación o eliminación se aplica a cada registro que se encuentra en la custodia del archivo central de las organizaciones durante su almacenamiento o cuando el registro ha perdido su utilidad.
La gestión de registros es un elemento importante en un sistema de gestión, permite demostrar la capacidad que tiene la organización para cumplir los requisitos que se establecen en el desarrollo de las operaciones dentro del marco técnico y legal; pero no puede ser el eje central de los sistemas de gestión; los sistemas de gestión muestran mejora sostenida de la gestión organizacional elevando los estándares de cumplimiento de forma cotidiana, mientras que la gestión documental es un elemento que se integra al sistema de gestión para evidenciar el cumplimiento y aumento de la capacidad de cumplir con las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
